La TVA représente 38% des recettes de l'État. Cela représente la plus grosse source de revenus. Cette recette reste néanmoins largement déclarative pour les entreprises. La facturation n'est actuellement pas normée : certaines entreprises éditent des factures papier, d'autres envoient des PDFs par email et, les plus avancées transmettent les factures par EDI (échange de données informatisées).
Pour l'État, ce mode de fonctionnement présente de nombreux points faibles : Risque de fraude, collecte tardive, manque de visibilité sur les futurs revenus et sur l'économie nationale...
Dans ce contexte, une nouvelle loi a été votée pour standardiser la facturation en France : la facture électronique est née.
Les nouvelles règles à appliquer en France:
À compter de juillet 2024, toutes les entreprises devront être en mesure de recevoir les factures sous forme électronique. Ensuite, à partir de juillet 2026, toutes les entreprises devront émettre des factures électroniques selon un calendrier en fonction de leur taille. Pour se conformer à cette nouvelle réglementation, les entreprises devront utiliser un logiciel comptable conforme aux normes et avoir accès à une plateforme de facturation en ligne, qu'elle soit gratuite ou payante. Les éléments obligatoires à inclure dans les documents comptables resteront les mêmes. Les grandes entreprises devront commencer à émettre des factures électroniques à partir du 1er juillet 2024, suivies par les entreprises de taille moyenne à partir du 1er janvier 2025, et les petites entreprises à partir du 1er janvier 2026.
Facture électronique: quels avantages pour une telle décision ?
L'e-invoicing, ou facturation électronique, présente plusieurs avantages par rapport à la facturation traditionnelle en papier :
Économies de temps et d'argent : La facturation électronique réduit considérablement les coûts de traitement des factures et les délais de paiement. Les entreprises peuvent envoyer des factures en temps réel et les clients peuvent les recevoir instantanément, ce qui élimine les retards de traitement et les erreurs de facturation.
Réduction de l'empreinte carbone et adoption d’une démarche RSE : La facturation électronique réduit considérablement l'impact environnemental de la facturation en papier. Cela élimine la nécessité de produire du papier, de l'encre et d'autres fournitures de bureau associées à la facturation en papier, ainsi que les coûts de transport et d'entreposage.
Amélioration de la précision des données : La facturation électronique permet une saisie de données plus précise et moins sujette à des erreurs de saisie de données manuelles. Les erreurs de facturation peuvent être coûteuses pour les entreprises et l'e-invoicing permet d'éviter ces erreurs.
Meilleure gestion de la trésorerie : L'e-invoicing permet aux entreprises de gérer plus facilement leur trésorerie en suivant les paiements et les factures en temps réel. Les entreprises peuvent également générer des rapports de facturation électronique pour aider à la planification et à la budgétisation.
Sécurité accrue : Les factures électroniques sont généralement plus sûres que les factures papier. Les factures électroniques sont souvent cryptées pour garantir la confidentialité des données sensibles et sont protégées par des systèmes de sécurité avancés pour éviter les fraudes.
Comment se mettre en conformité ?
Afin de se mettre en conformité, chaque entreprise devra soit changer de système de facturation, soit adapter son système actuel.
Les entreprises pourront se faire accompagner par un OD (opérateur de dématérialisation) ou choisir une PDP (plateforme de dématérialisation partenaire) pour gérer la facturation électronique.
Quel que soit le choix, le résultat sera le même : l’ensemble des informations de facturation sera transmis en temps réel au gouvernement qui sera l’intermédiaire de toutes les transactions. Ainsi, les entreprises qui émettent la facture ne la transmettront plus en direct à leur client. C’est l'État (ou la PDP) qui fera l’intermédiaire.
Cas particulier des ventes avec encaissement en direct : Comment être conforme à la loi avec la solution de mangoo ID ?
Avec la solution Mangoo ID, le processus de dématérialisation des factures est simplifié et offre deux scénarios possibles. Dans le premier scénario, les factures sont envoyées au moment de l'encaissement, permettant ainsi une gestion immédiate et efficace des documents. Dans le deuxième scénario, les factures sont envoyées a posteriori d'une vente, offrant une flexibilité accrue aux utilisateurs.
Comment envoyer les factures dématérialisées lors de l'encaissement ?
1- Recherche de l’entreprise dans l’annuaire : La pop-up mangoo ID pour la dématérialisation des tickets/factures standard permet de rechercher le SIRET/service (annuaire) de l’entreprise à qui transmettre la facture.
2- Conversion au format règlementaire : La solution mangoo ID permet de convertir la facture PDF au format factur X (PDF + xml avec les informations conformes à la réglementation)
3- Transmissions : mangoo ID envoie la facture à la PDP du client (en précisant que la TVA a déjà été collectée lors de la vente B2C avant édition de la facture), puis la transmet par email au client directement.
Comment le faire à posteriori d’une vente?
1- Recherche de l’entreprise dans l’annuaire : Un lien est disponible dans l’email de ticket de caisse pour générer et recevoir sa facture. En cliquant sur le lien, une page web s’ouvre pour rechercher le SIRET/service à qui transmettre la facture.
2- Conversion au format règlementaire : La solution mangoo ID peut convertir la facture PDF au format factur X (PDF + xml avec les informations conformes à la réglementation)
3- Transmissions : mangoo ID envoie la facture à la PDP du client (en précisant que la TVA a déjà été collectée lors de la vente B2C avant édition de la facture), puis la transmet par email au client directement.
Conclusion :
En conclusion, la loi sur le e-invoicing en France offre de nombreux avantages, tels que des économies de temps et d'argent, une réduction des erreurs de facturation et une meilleure expérience client. De nombreux cas particuliers vont émerger pour les entreprises. L’anticipation de la loi est un enjeu majeur pour les entreprises.